В счетоводната практика се използват много на брой и разнообразни първични документи. Това налага тяхното групиране по определени признаци.
Видове счетоводни документи
Според предназначението им счетоводните документи биват:
- Разпоредителни - при тях собственикът разпорежда извършването на дадена стопанска операция. Такива са всички видове заповеди, платежни нареждания, пътни листове и др.
- Изпълнителни - чрез тях се отразяват реално осъществените стопански операции. Наричат се още оправдателни. Към тях се отнасят: фактурите, актовете, протоколите, исканията, разписките, отчетите и др.
- Документи за счетоводно оформяне - те се съставят въз основа на разпоредителните и изпълнителните документи. Това са: мемориални ордери, ведомости, таблица за разпределение на разходи и др.
Според мястото на издаване, счетоводните документи биват:
- Вътрешни - съставят се вътре в компанията - актове за бракуване, искания за материали, инвентаризационни описи, сравнителни ведомости, складови разписки, авансови отчети, товарителници, квитанции, разписки, фактури и др.
- Външни - документи издавани от други компании, но засягат имущественото състояние на нашата компания.
Според обема на отразените в тях стопански операции, документите биват:
- Единични - съдържат информация само за една стопанска операция. В практиката се наричат първични. Към тях се отнасят фактурите, актовете, касовите ордери, исканията, протоколите, складовите и стоковите разписки и др.
- Натрупващи - отразяват последователно осъществяване стопански операции с еднороден характер. Целта е стойността им е да се обобщи в рамките на желан период- седмица, месец, тримесечие и т.н.
- Сборни - създават се въз основа на първични носители на счетоводна информация. Наричат се вторични. Това са авансови отчети, отчети на касиера, стоково-парични отчети и др.
Според икономическото съдържание на отразените стопански операции се подразделят на:
- Документи, свързани с дълготрайните активи и разходите за създаването им - актове за приемане и предаване, сметки за ликвидация, протоколи за бракуване, сведения за преоценка и др.
- Документи, свързани с материалите - складови разписки, искания за отпускане на материали, лимитни карти, временни разписки, актове за бракуване и др.
- Документи, свързани с труда и работната заплата - това са разчетно-платежни ведомости, сметки за хонорар, карта за отчитане на дневна изработка и др.
- Документи, свързани с разходите за производство - акт за бракуван, акт за повреди, аварии и катастрофи, товарителници, пътни листове и др.
- Документи, свързани с продукцията, стоките, услугите и тяхната реализация - към тях спадат фактурите, спецификациите, сертификатите, разписките, отчетите на материално отговорното лице, сравнителни ведомости и др.
- Документи, свързани с паричните средства - приходни и разходни касови ордери, платежни нареждания и искания, незабавно инкасо, вносните бележки, нарежданията разписки и др.
Със системата за електронни фактури Fakturi.com може да издавате следните счетоводни документи: фактури, проформи, дебитни и кредитни известия. Програмата е уеб базирана и улеснява работата на счетоводството с тези документи. Като цяло ето и ползите от документирането на стопанските операции:
- Информацията се съхранява продължително време и може да се използва текущо или към нея да се връщаме при нужда.
- База върху, която се гради опазването на имуществото на компанията. Посредством него се контролира материалната отговорност, а оттам се предпазват и разкриват злоупотреби, разхищения и други негативни явления.
- Оформя взаимоотношенията на компанията с трети лица.
- Има юридическо значение. Благодарение на него цялата счетоводна информация придобива доказателствена сила.